A importância do controle de caixa

Toda e qualquer empresa, independente de seu tamanho ou área que atua, possui movimentações financeiras que acontecem no seu dia-a-dia. A saúde financeira da sua empresa é a parte mais importante quando se fala em promover o seu crescimento, pois muitas das vezes são necessários investimentos e gastos previstos e imprevistos. Para evitar correr riscos e garantir a sobrevivência da empresa, é necessário que os gestores realizem o acompanhamento dessa área com frequência e precisão, e uma das principais práticas para garantir que esse acompanhamento ocorra de forma correta é o controle de caixa.

O controle de caixa é uma das ferramentas mais simples utilizadas na administração financeira. Apesar de simples, é um procedimento eficaz, que visa evitar prejuízos para a empresa. Basicamente, para que ele aconteça, é necessário registrar todas as entradas e saídas de dinheiro que ocorrem rotineiramente no caixa da empresa.

A função principal desse controle é permitir que os gestores que analisem rapidamente o caixa consigam identificar sua situação atual, como a quantia que está disponível à empresa naquele momento e quais as maiores fontes de despesas e/ou receitas.

É importante conhecer a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa, pois apesar de semelhantes, são procedimentos ligeiramente diferentes.

Quando se fala de fluxo de caixa, são calculados os saldos das contas bancárias da empresa, pagamentos realizados, compromissos e dívidas que precisam ser pagar, entre outros. Esse procedimento mostra os recursos que a empresa possui em sua totalidade.

Já o controle de caixa tem uma função imediata, normalmente auxiliando na gestão diária do estabelecimento, mas ainda assim é um indicativo importante a longo prazo.

Uma empresa que costuma registrar mais saídas do que entradas em um dia corre o risco de fechar o dia no vermelho, e isso pode levar à futuros problemas financeiros. Sendo assim, os gestores devem elaborar um plano estratégico para sanar esse problema.

A empresa que realiza o controle de caixa de forma rotineira é capaz de se atentar a essas situações, e permite aos gestores tomarem as devidas providências antes que prejuízos maiores ocorram. Se ele gerencia uma loja e percebe que, naquela semana, o movimento está menor que o esperado, pode elaborar alternativas para chamar a atenção dos clientes, ou até mesmo estratégias para cortar despesas desnecessárias no momento.

Alternativamente às situações citadas acima, listamos abaixo alguns motivos para justificar a importância do controle de caixa:

-Controle financeiro:

Depois de descobrir qual é o destino do dinheiro, os gestores precisam analisar cada saída. É importante identificar despesas desnecessárias ou que podem ser reduzidas para equilibrar o orçamento e garantir a lucratividade do negócio. É necessário resistir aos gastos desnecessários para cortar despesas e conscientizar os colaboradores de que a saúde financeira da organização favorece a todos.

-Gerenciamento de gastos:

Muitas empresas podem cometer enganos em relação à suas despesas e assumir gastos incompatíveis com as suas receitas. O resultado é um balanço que registra o prejuízo ou os lucros decrescentes ao final de cada período. O controle de caixa obriga o registro de cada despesa realizada ao longo do dia. Assim, é possível visualizar os fatores que consomem os recursos financeiros da empresa, e, deste modo, cortar os gastos excessivos.

-Planejamento:

Realizar o controle de caixa a longo prazo facilita o planejamento financeiro. Ele funciona como um diagnóstico, que mostra quais são as receitas e as despesas médias referentes a um dia, semana ou mês, tornando o movimento de caixa previsível.

Isso é a base para um bom planejamento, pois deste modo o gestor tem ideia do que esperar em termos de receita e lucro em algum período. Com isso, ele pode programar investimentos para promover o crescimento do negócio ou torná-lo mais lucrativo.

A presença de um controle de caixa na empresa trará enormes benefícios à saúde financeira, e contribuirá para evitar desperdícios ou perdas decorrentes de falta de controle.

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