Dicas essenciais para um controle de estoque eficaz

Você tem enfrentado problemas com o controle de estoque em sua empresa? Pior que isso, não consegue identificar a origem dos problemas?

O estoque é o coração do varejo, especialmente (mas não apenas) quando se atua em nichos que trabalham com produtos perecíveis e em grande quantidade, como mercearias, mercados e padarias.

O controle de estoque é importante para qualquer tipo de empresa, pois é ele quem dita sua necessidade de mais ou menos produtos armazenados, bem como monitora o que entra e o que sai de sua empresa. O controle eficiente do estoque tem vários benefícios, entre eles evitar a perda do estoque, reduzir custos e diminuir os erros cometidos. Por isso, não se deve medir esforços e tempo empreendido na hora de realizar o controle de estoque.

Na maioria das vezes, as causas de erro de estoque estão ligadas à falta de processos e/ou cadastro de produtos mal feito e/ou utilização errada (ou não utilização) de tecnologia. Mas de nada adianta conhecer os erros, e não saber evitá-los. Então, para ajudá-lo, hoje vamos instruir você a como pode manter um controle de estoque eficiente, com base em 3 dicas essenciais sobre a realização do controle de estoque!

Dica #1: Realize a contagem do estoque

Uma das primeiras etapas a serem realizadas quando se deseja controlar o estoque de forma correta é contabilizar as mercadorias armazenadas. Se você planeja realizar essa contagem de forma manual, o ideal é utilizar de seus colaboradores capacitados, sob a supervisão de alguém, para contar cada um dos itens armazenados, e é de suma importância não se esquecer da conferência da contagem após o término do processo! Ao realizar a contagem de estoque, certifique-se que todos os itens estejam devidamente identificados para que a contagem seja eficiente. Dividir os produtos por categoria é uma opção altamente recomendada para facilitar a contagem e o controle como um todo. Um exemplo válido é dividir o estoque por tipos de produtos, e dentro desses tipos criar subdivisões como marcas, cores, modelos, etc. É importante também definir a periodicidade com que essa contagem será realizada, com base na rotatividade de seu estoque. O ideal é, seguindo a linha de pensamento mais lógica, que estoques com maior rotatividade sejam contados em intervalos de tempo mais curtos que os que possuem baixa rotatividade. Com as informações da contagem de estoque em mãos (quantidade de certo produto em estoque, quantidade de matéria-prima disponível, entre outras) é possível estar preparado para inúmeras situações, como a quebra de estoque, aumento ou declínio do fluxo de vendas, entre outras.

Dica #2: Crie um check list para minimizar a ocorrência de erros de processo

O check list é uma ferramenta muito utilizada em empresas devido ao seu alto valor estratégico. Ele é baseado em uma listagem de itens e processos, e na marcação do que já foi feito. Um check list bem elaborado e estruturado pode auxiliar e muito na hora de controlar seu estoque eficientemente. Listamos abaixo alguns exemplos de informações para incluir no seu check list a fim de facilitar seu controle de estoque:

• Listar e marcar todos os itens que devem ser conferidos;

• Separar estoque por categorias a fim de facilitar a localização;

• Verificar se a quantidade atual confere com a contagem anterior;

• Verificar se a quantidade atual de itens pode suprir a demanda;

Estes são apenas alguns exemplos de informações que podem estar inclusas no check list, mas o ideal é que ele seja elaborado individualmente para cada tipo de empresa, pois muitas das vezes a necessidade de informações de uma pode diferir da outra.

De qualquer forma, utilizar o check list corretamente possibilita uma menor margem de erro ao realizar os processos necessários para controle do estoque, sabendo que não existe risco de deixar de realizar algum procedimento, com base nas informações provenientes do check list elaborado.

Dica #3: Utilize um software de gestão para auxiliar no controle do estoque

Sem dúvidas, a melhor maneira de manter seu estoque organizado é utilizar um software de gestão que possui a funcionalidade de controle de estoque. A adoção de um software de gestão para controle de estoque reduz a necessidade de controles manuais, o que faz com que o fluxo de informação seja contínuo, além de aumentar a produtividade de sua equipe. Com ele, é possível acompanhar alterações no estoque, receber um alerta sempre que seu estoque de algum item chegar na quantidade mínima e ainda acompanhar o saldo do seu estoque. Tudo isso integrado com o financeiro de sua empresa, agilizando processos e eliminando possibilidade de falhas com processos manuais. Por tabela, o software pode também auxiliar na tomada de decisões, ao mostrar informações mais precisas para compra e vendas, ajudar a calcular a precificação de seus produtos e até mesmo em outros processos operacionais da empresa, dependendo dos recursos oferecidos.

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*Dica extra: Métodos de controle de estoque

Muitos gestores não sabem, mas atualmente existem diferentes métodos utilizados inclusive por grandes empresas para controlar o estoque. Como uma dica bônus para você, vamos citar alguns desses métodos e fazer um breve resumo sobre o que consiste em cada um.

PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai):

Nesta técnica, à medida que ocorrem as saídas, a baixa no estoque é realizada a partir das primeiras compras, o que equivaleria ao raciocínio de que consumimos primeiro as primeiras unidades adquiridas/produzidas, ou seja, a primeira unidade a entrar no estoque é a primeira a ser utilizada no processo de produção o ou a ser vendida. Basicamente, é uma técnica de controle de estoque que se baseia em realizar o controle a partir de uma ordem cronológica, onde os produtos que estão a mais tempo armazenados são os primeiros a sair.

UEPS (Último a Entrar e a Primeiro a Sair):

Parecido com o primeiro, porém neste método ocorre o processo inverso: O custo da última compra de determinado produto é utilizado para o custear as vendas do mesmo. Isso significa que o valor mais recente é o que vale, porque se leva em conta ao realizar as vendas os últimos gastos com a reposição de produtos.

Custo Médio (ou Média Ponderada):

Nesta técnica, o controle do estoque e precificação é realizado a partir do valor médio das mercadorias estocadas, sem seguir ordem cronológica.

Agora que você conhece essas técnicas para controlar seu estoque, se desejar, pode averiguar cada uma e escolher qual mais se adapta ao seu negócio.

Se deseja se aprofundar neste assunto, podemos também elaborar um post separadamente para explicar com mais detalhes como funciona cada método, comente abaixo para que possamos saber se você se interessaria!

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Com isso, finalizamos nossas dicas sobre como realizar um controle de estoque eficiente, e eliminar de vez os problemas causados pela falta de controle. Aplique essas dicas ao seu dia-a-dia, depois comente abaixo se elas te ajudaram ou não.

Se tiver alguma dúvida ou sugestão, não hesite em entrar em contato conosco, teremos o maior prazer em atendê-lo! Telefone e WhatsApp ao final do post.

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